TUGAS
PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
DISUSUN
OLEH :
RISWAN
ANDRIANSYAH P
XI
ADMINISTRASI PERKANTORAN 2
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN KOMPETENSI
KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN TAHUN 2017
KATA
PENGANTAR
Puji syukur saya
panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ini yang
berjudul PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN.
Tugas
ini berisikan tentang informasi Administrasi Kepegawaian atau yang lebih
khususnya membahas PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIN. diharapakan tugas ini
memberikan informasi kepada kita semua tentang pengertian Administrasi Kepegawaian.
Aspek-Aspek pengelolahan Administrasi Kepegawaian,
dan fungsi Administrasi kepegawaian, saya menyadari bahwa tugas saya ini masih
jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang
bersifat membangun selalu saya harapkan dan demi kesempurnaan tugas ini.
Akhir
kata, saya ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan tugas ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa
meridhai tugas ini.
Tarakan, 8 Agustus 2017
Penyusun,
Riswan Andriansyah P.
DAFTAR
ISI
Halaman
Judul............................................................................................................. i
Kata
Pengantar............................................................................................................ ii
Daftar
Isi..................................................................................................................... iii
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN.............................................................................. 1
A.
Pengertian
Administarsi Kepegawaian................................................................... 1
a. Pengertian
Administrasi Kepegawaian Secara Umum............................................. 1
b. Pengetian
Administarsi Kepegawaian Menurut Para Ahli........................................ 1
B.
Aspek-Aspek
Pengololahan Administrasi Kepegawaian......................................... 4
C.
Fungsi
Administrasi Kepegawaian......................................................................... 5
a. Fungsi
Teknis Administrasi kepegawaian............................................................. 5
b. Fungsi
Umum Administrasi Kepegawaian..............................................................5
Daftar
Pustaka............................................................................................................ 8
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A.
Pengertian Administrasi Kepegawaian
a.
Pengertian
Administrasi Kepegawaian Secara Umum
Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas ataupun
kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja)
agar dapat mencapai tujuan. Sedangkan administrator mempunyai tujuan agar dapat
menyusun dan juga mengenadalikan dari keseluruhan aktivitas supaya dapat
memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan para pegawai dengan
sesuai dari beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan dari organisasi
ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya.
b. Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut Para
Ahli :
A. Sondang
P. Siagian ( 2002, 2)
“ Administrasi adalah keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu unutkmencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
B. Andrew F. Sikula
Personel administration is the
implementation of human resources (man power) by and withim and enterprise. (1990:11).
(administrasi kepegawaian adalah penempatan orang-orang kedalam suatu
perusahaan).
C.
(Mulyasa, 2004, 17)
Kata administrasi berasal dari kata Ad, yang bearti ke atau
kepada dan ministrare yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan.
Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau personal yang berarti
pegawai. Jadi administrsi kepegawaian tidak lain adalah adiministrasi dalam
bidang Administrasi Kepegawaian yaitu administrasi atau managemen
yang menangani masalah kepegawaian yang menangani masalah-masalah kepegawaian
dalam satu badan usaha, lembaga atau sekolah, manajemen itu sendiri adalah
usaha pencapaian suatu tujuan melalui orang lain dengan memanpaatkan sumber
daya yang ada secara maksimal.
D. Miftah
Thoha (1978, 8)
Administrasi adalah
proses kegiatan penataan
usaha kerja sama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi kepegawaian dapat
dirumuskan sebagai berikut:
a) Sebagai
“Ilmu” adalah Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak
penerimaan hingga pemberhentiannya.
b) Sebagai
“Proses” adalah Proses penyelenggaraan politik kepegawaian (kebijkasanaan politik kepegawaian =
personel policy) atau program
kerja / tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang
di gunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c) Sebagai “Fungsi” adalah Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan tertentu, yang meliputi kegiatan:
·
Merumuskan tujuan, sasaran pokok kebijaksanaan politik
dan,
·
Menyusun organisasi
untuk menyelenggarakan pelaksanaan
tujuan sasaran pokok/kebijaksanaan politik itu.
d) Sebagai
“Seni” adalah Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama
dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu
diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya.
E. Edwin B. Flippo
Dalam
bukunya personel management, mengatakan: “personal management is the planning,
organizing directing and controlling of the procurement, development,
competation, integration, maintenance, and separation of human resources to the
and that individual, organizational, and socieatal objectives are
accomlished”.(1988:1.6). (manajemen personalia adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemberhentian karyawan, dengan
maksud terwujudnya tujuan perusahaan individu, karyawan dan masyarakat).
F. Dale Yoder
Personal management is the provision of leadershif and
direction of people in their working or amployment relationshif. (1990:11).
(manajemen personalia adalah penyediaan kepemimpinan dan pengarahan para
karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja mereka).
Segenap proses penetapan pegawai meliputi proses atau cara
memperoleh pegawai, penempatan, penugasan, pemiliharaan, evaluasi, dan
pemutusan hubungan kerja.Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas
ataupun kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga
kerja) agar dapat mencapai tujuan. Sedangkan administrator mempunyai tujuan
agar dapat menyusun dan juga mengenadalikan dari keseluruhan aktivitas supaya
dapat memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan para pegawai
dengan sesuai dari beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan dari
organisasi ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses
perekaman data umum kepegawaian:
1.
Biodata
Pegawai
Biodata
pegawai berisikan data-data pegawai yang dalamnya berisi nama, alamat, tanggal
lahir, agama, kewarganegaraan sampai pendidikan terakhir.
2.
Sejarah
Kepangkatan Atau Jabatan
Sejarah
kepangkatan atau jabatan berisikan data tentang guru atau pegawai dan apakah
seorang guru tersebut pernah mendapatkan kenaikan pangkat atau jabatan
seandainya ada jabatan apakah itu.
3.
Sejarah
Pendidikan Formal
Data guru
tentang pendidikan terakhir yang pernah dilakukan atau diikuti.
4.
Sejarah
Kepangkatan Penjenjangan
Data yang
mengenai apakah guru tersebut pernah mendapatkan refrensi untuk melanjutkan
pendidikan penjenjangan dari sekolah, pemerintah provensi, atau kabupaten dan
gelar apa yang ingin diraih oleh guru tersebut.
5.
Pengunaan
Fasilitas
6.
Daftar
Keluarga
7.
Sejarah
hukuman dan penghargaan yang diperoleh.
B. Aspek-Aspek Pengelolaan Administrasi Kepegawaian
Menurut Drs. Viet A. Sahertian
aspek-aspek pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi : DIJABARKAN
1. Kegiatan
Pencatatan
2. Pendaftaran
3. Penentuan
Kebijaksanaan
4. Perencanaan
Kepegawaian
5. Pengembangan
Kepegawaian
6. Pemeliharaan
7. Penilaian
Kepegawaian
8. Pemutusan
Hubungan Kerja
9. Pengendalian
Pegawai
Personel
Kantor adalah semua orang yang berada dan menjadi bagian di dalah suatu kantor
serta melakukan pekerjaan-pekerjaan perkantoran sesuai dengan tugas-tugas dan
tanggung jawab masing-masing
Yang
termasuk Personel Kantor adalah :
1. Manajer
Kantor
2. Sekertaris
3. Personalia
4. Kurir
Kantor
C. Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi di bagi menjadi 2 (dua) meliputi:
1. Fungsi Teknis Administrasi
Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian
pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi
operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis),
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
2. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
c. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses
penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada
proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar
dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan
pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara
efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi
informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit
organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding
kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan
transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor
internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan
langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan
Maryann.
b. Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian
adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke
dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di
dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian
adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan
nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain,
struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan
tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian
kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan
dalam kegiatan belajar ini.
c. Pengarahan Pegawai
Ada banyak
teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan
tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi
organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua
pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis
mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis.
Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk
membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai
berikut.
·
Jelaskan
kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa
mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
·
Pastikan
bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa
setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
·
Pastikan
bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif;
·
Bilamana
mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang
dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
·
Doronglah
semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
lingkungan
·
Kembangkan
sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat
dicapai tetapi dapat terus berkembang;
·
Perhitungkan
semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan
kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat
menjadi sumber ketidakpuasan.
d. Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses
pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau
kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam
penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar
adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian
kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan
harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau
berdasarkan penyimpangan.
Daftar Pustaka
